# 如何使用

如果你是刚刚创业, 或是中小企业老板, 不想花费太多金钱雇用一个会计师, 就需要学习这个系统, 自行管理自已的财务. 如果你不懂得会计, 这篇文章和这个程式一定可以帮助你, 使你在很短时间内, 为你自己公司完成资产负债表和损益表, 加深你对财务的认识. 就算你是一个普通的雇员, 这个系统也是非常值得学习, 你也可以为自己或家庭做一个简单资产负债表和损益表, 管理自己的财务.

当你首次执行这个系统时, 第一个视窗是这个系统的主视窗, 显示出这系统的主要功能, 这篇文章会把每一个功详细解释, 所有你只要跟随着这里每一个步骤学习, 很快就学懂如何使用这系统.

## 第一步

按 [科目表设定] 钮制.

这里设定你公司的所有会计帐户, 总共分为八个大科目:

(1) 资产: 公司所有的资产, 通常再分为固定资产和流动资产, 固定资产是一些较不容易转化为现金的资产, 例如办公室设备, 流动资产是一些一年内可以转化为现金的资产, 如银行户口或存货.

(2) 负债: 公司需要偿还的债项, 一年以上的债项叫长期负债, 其他都是流动负债.

(3) 股本: 公司所有的投资金额和损益.

这叁个科目就结合成资产负债表.

(4) 收入: 公司营业内的收入.

(5) 成本: 公司经营所需要的直接成本.

营业毛利 = 收入 - 成本

(6) 支出: 公司营业费用.

营业利益或损失 = 营业毛利 - 支出.

(7) 其他收入: 营业外收入, 公司经营以外活动所赚的收入, 例如利息收入.

(8) 其他支出: 营业外支出

净损益 = 营业利益或损失 + 其他收入 - 其他支出

(4) 至 (8) 科目结合成损益表.

明白这八个科目, 使你更容易明白资产负债表和损益表. 没有任何记帐的时候, 你可以任意设定这些帐户, 但每个帐户的帐户编号必须由科目的数字开始, 例如资产帐户的编号必须是由 1 开始, 没有二个帐户编号是相同.

虽然这个系统没有限制你设定帐户的层数, 但建议你最好设定在四层以内, 数字也接着, 例如:

1000 资产 ---> 1100 固定资产 ---> 1110 办公设备 ---> 1111 办公室设备成本

你可以根据你公司的业务更改这些帐户和层数, 例如要在固定资产加入一个子帐户, 可以先用滑鼠选择固定资产, 然後按 [加入帐户] 钮制, 输入子帐户资料, 就可以在固定资产下加多一层子帐户.

当完成所有帐户後, 你可以按 [储存] 储存更改, 然後返回主视窗.

## 第二步

就是输入一些日记帐, 记录你公司的所有交易. 如果你是旧公司, 已有旧的资产负债表, 你可以建立一个日记帐, 根据你的资产负债表, 把每个帐户的开始数值输入.

在主目录按 [建立日记帐] 钮制, 开始你公司的第一个交易.

例如你公司刚成立, 也为公司开设一个银行户口, 你第一个交易就是把所有股东的股资金额存放到这银行户口, 当你按[建立日记帐] 钮後, 一个视窗就会显示, 在视窗的上部份你可以看到八个科目, 你的银行户口是在资产的一页, 你可以用滑鼠连续按银行储蓄两下, 这个银行帐户就会自动加入日记帐里, 然後你输入形容, 按 [Enter] 键, 在借项栏里输入存款的金额, 按 [Enter] 键, 游标就会跳到下一个记帐, 这时你可以在股本页里, 用滑鼠连续按这在投资金额帐户两下, 在贷项栏输入相对的金额, 令总借项和总贷项金额相等, 就可以按 [储存] 钮制储存这个交易, 例如:

总帐编号: 1 备注: 首次投资

帐户编号 | 帐户名称 | 摘要 | 借项 | 贷项
1221 | 银行储蓄 |  | 100,000 |
3210 | 投资金额 |  |  | 100,000

那样你银行储蓄帐户就会有100,000结馀. 下一个交易就是为你公司购买设备, 你可以用以上方式按科目页里的帐户, 但当你熟习这个系统之後, 可以在帐户编号栏直接输入帐户编号, 当你输入第一个数字, 科目页也会自动跳到相对的一页, 令你更容易输入这个帐户编号, 然後按 [Enter] 键输入以下资料:

总帐编号: 2 备注: 购买设备

帐户编号 | 帐户名称 | 摘要 | 借项 | 贷项
1221 | 银行储蓄 |  | 80,000 |
1222 | 银行支票 |  |  | 80,000
3210 | 银行支票 |  | 20,000 |
3210 | 办公室设备成本 |  |  | 20,000

以上示 把两个交易记录在一个日记帐里, 首先在银行储蓄转帐80,000到银行支票, 然後开20,000支票购买办公室设备. 以下一个交易记录你购买一些存货:

总帐编号: 3 备注: 购买存货

帐户编号 | 帐户名称 | 摘要 | 借项 | 贷项
1222 | 银行支票 |  | 40,000 |
1240 | 存货 |  |  | 40,000

当你把货品销售後, 就会有成本和收入, 如下:

总帐编号: 4 备注: 销售货品

帐户编号 | 帐户名称 | 摘要 | 借项 | 贷项
1240 | 存货 |  | 30,000 |
5100 | 货品成本 |  |  | 30,000
4100 | 销售收入 |  |  | 45,000
1222 | 银行支票 |  | 45,000 |

月尾要交租了, 有以下交易:

总帐编号: 5 备注: 交租

帐户编号 | 帐户名称 | 摘要 | 借项 | 贷项
1222 | 银行支票 |  | 10,000 |
6100 | 租金 |  |  | 10,000

当你完成以上所有交易, 你可以返回主视窗, 查看资产负债表和损益表,

损益表:

项目 | 帐户编号 | 帐户名称 | 总额
收入 | 4100 | 销售收入 | 45,000
成本 | 5100 | 货品成本 | 30,000
毛利 |  |  | 15,000
支出 | 6100 | 租金 | 10,000
营业利益或损失 |  |  | 5,000
净损益 |  |  | 5,000

资产负债表:

项目 | 帐户编号 | 帐户名称 | 总额
资产 | 1111 | 办公室设备成本 | 20,000
| 1221 | 银行储蓄 | 20,000
| 1222 | 银行支票 | 55,000
| 1240 | 存货 | 10,000
资产总额 |  |  | 105,000
净损益 |  |  | 5,000
负债总额 |  |  | 0
净资产 |  | 资产总额 - 负债总额 | 105,000
股本 | 3210 | 投资金额 | 100,000
损益 |  |  | 5000
股本总额 |  |  | 105,000

有了这个系统, 你以後报税就方便得多了. 损益表帮助你了解公司任可一个时段的收支, 资产负债表帮你了解公司任何一个时间的资产和负债状况, 有了这个系统, 你可以随时掌握公司的财务, 令公司的财务更稳健.

当你完成这个示 , 你可以把MemAcc.mem档案删除, 重新开始你公司的帐目.