要支持对指定的文件进行检索，首先要对这些文件建立索引，即将这些文件导入本系统。导入的实质就是完成对这些文件建立标题、作者、正文等信息的索引以备检索。

注意：要检索和浏览PDF文件，应确保已安装acrobat4.0/acrobat reader 4.0及以上版本；要检索和浏览MS OFFICE文件，应确保已安装MS OFFICE 95及以上版本。

1、 导入文件

点菜单“文件夹§导入文档”，可以将指定文档导入本系统。可以一次导入多个文件。

2、 导入目录

点菜单“文件夹§导入目录”，可以将指定目录下的指定类型的文件导入本系统。特别是导入时将其下子文件夹的结构也导入到本系统。

3、 刷新索引

如果上次导入后，对文档本身进行了修改，使其索引与文档不再匹配，此时应更新索引才能保证检索结果的正确性。选择要更新索引的文件夹，点菜单“文件夹§刷新索引”。重新导入相同的文档也相当于对这些文档刷新索引。

4、 卸载文档

如果不再需要检索指定的文档，点菜单“文件§卸载文档”。不会删除操作系统下的原始文件，仅从本系统移除。

5、 文档属性

导入文档时，存在的属性会自动提取。假定需要指定标题、作者或任何属性，可以对该文档建立一个同名xml文件，格式如下：

<?xml version="1.0" encoding="gb2312" ?>

<colinfo>

<col><name>标题</name><value>使用指南</value></col>

<col><name>作者</name><value>李明</value></col>

</colinfo>